Como hacer una Circular

CIRCULAR

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

tratar un solo tema;

iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;

redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

usar un tratamiento respetuoso y cortés;

emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

utilizar   los   formatos    normalizados   en    el    manual    de    procedimientos   de

cada organización, y

distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CLASES DE CIRCULARES

La circular general se dirige a un grupo específico de personas.

La carta circular está dirigida en forma personalizada.

PARTES

Encabezado

De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

Código

Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.

Lugar de origen y fecha de elaboración

Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.

Encabezamiento y destinatarios

De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.

En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario.

La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.

EJEMPLO 1

                Estilo bloque

                PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

EJEMPLO 2        

                Estilo bloque extremo

                PARA COORDINADORES ÁREAS DE SISTEMAS,

                LOGÍSTICA Y JURÍDICA

EJEMPLO 3        

                Estilo bloque extremo

                PARA PROVEEDORES

Asunto

Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.

Saludo

Se incluye en el inicio del texto. 

Texto

Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar ¡interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Despedida

Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto. 

Remitente y firmas responsables

Colocar solo un nombre y el cargo.

Identificación de páginas subsiguientes

El encabezado se escribe de tres a cuatro centímetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlíneas libres del logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.

La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha.

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.

Ejemplo 1       Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009

Ejemplo 2       DG-1-057

Circular en bloque

Esquema de circular en bloque extremo

 Circular en bloque extremo

Esquema de circular en bloque

Como hacer un Memorando

Memorandos

Son comunicaciones  escritas que se utilizan para transmitir información, orientación y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

Características de redacción y presentación

Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;

Redactar en forma clara, directa, breve, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural;

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y

 Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

Utilización del memorando.

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos;

·         Informar sobre un hecho en forma breve;

·         Expresar necesidades;

·         Hacer requerimientos;

·         Regular o aclarar una situación;

·         Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

·         Dar respuesta a una comunicación recibida;

·         Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;

·         Conocer detalles sobre un aspecto determinado;

·         Impugnar o corregir una situación;

·         Confirmar evento ocurrido o pendiente;

·         Solicitar o remitir información, documentos u objetos;

·         Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y

·         Hacer llamados de atención, entre otros.

Partes:

Denominación del documento

De cero a una interlinea de la zona 1 margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

Código

Sistema convencional que identifica el departamento, área o la sección que produce el documento con la serie.

• Se escribe a dos interlineas de la denominación o palabra memorando.

Lugar y fecha

Lleva nombre del lugar de origen, día, mes y año, todo en minúscula excepto el inicio de la frase.

Encabezamiento.

Está formado por las palabras para (destinatario), de (remitente) y asunto, todas escritas con mayúscula sostenida, a dos interlineas del lugar y fecha y entre sí a una interlinea libre y seguida de dos puntos.

Los datos del asunto a dos espacios y los datos del destinatario y remitente se alinean a los datos del asunto.

        Ejemplo

PARA:       Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General

DE:            Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

ASUNTO:  Compendio actualizado

Destinatario y remitente

A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.

Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:

a)           Primera opción.

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: nombre y cargo separados por coma.

En  este caso se omite al final  del texto el  nombre  mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

      EJEMPLO 

                

PARA:    Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General

DE:         Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

                                                        

b)           Segunda opción

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.

En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

        EJEMPLO

   

PARA:    Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General

DE:         Jefe Oficina Jurídica

c)            Tercera opción

Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.

En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

         EJEMPLO       

PARA:    Jefe División Financiera

DE:         Jefe de Contabilidad

Asunto

Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de (remitente).

Texto

Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos. Para efectos de presentación y redacción.

Despedida

Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

Remitente y firmas responsables

Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.

Esquema estilo bloque estremo.

Memorando bloque extremo

Esquema estilo bloque.

Memorando estilo bloque

Como hacer una carta

Carta
 Iniciamos con las márgenes

Es recomendado las siguientes márgenes:
• Superior entre 3 cm y 4 cm
• inferior entre 2 cm y 3 cm
• Lateral izquierdo en 3 cm y 4 cm
• lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponden al encabezado (del procesador de texto). Este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a generar. Así mismo, para el margen inferior se deja entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado por el procesador de texto) y se utiliza para datos para la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a os márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se deje entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.

EXTILOS
Bloque extremo
Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Semibloque
Conserva la distribución del sitio bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.

Fuentes
Es recomendado que toda comunicación sea escrita en fuente clara, agradable a la vista del lector, la fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitación y microfilmación.

El tamaño que se recomiendan es 12 y se sugiere no usar negrilla.

PARTES DE LA CARTA

Código: sistema convencional que identifica el departamento, área o la sección que produce el documento con la serie.
• Se escribe a 4 cm del borde superior y a cero o una interlinea del membrete.

Lugar de origen y fecha de elaboración: lleva nombre del lugar de origen, día, mes y año, todo en minúscula excepto el inicio de la frase
• Se escribe a uno o dos interlineas del código.

Datos del destinatario: se escribe a 3 interlineas del lugar y fecha
-Denominación o título académico: mayúscula inicial las denominaciones como doctor, señor, ingeniero, etc.
-Nombre: se escribe en mayúscula sostenida con los dos apellidos.
-Cargo: mayúscula inicial y si es muy extenso dividirlo en dos interlineas.
-Empresa: mayúscula inicial.
-Dirección: mayúscula inicial.
-Ciudad: mayúscula inicial.

Asunto: se escribe el asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos y tema muy breve máximo de cuatro palabras.
• Se escribe a dos interlineas del último dato del destinatario.

Saludo: mayúscula inicial, para los hombres se les llama por el apellido y las damas por su nombre, el cordial saludo utilizarlo para personas muy cercanas.
• Se escribe a dos interlineas del asunto.

Cuerpo de texto: redactar en la menor brevedad, clara, directa, sencilla y coretes.
• Se escribe a una o dos interlineas del saludo.

Despedida: mayúscula inicial, y no repetir la despedida (agradezco su atención… y atentamente).
• Se escribe a dos interlineas del cuerpo.

Datos del remitente: nombre, apellidos, cargo, empresa y dirección si lo amerita.
-Nombre: mayúscula sostenida con los dos apellidos.
-Cargo: mayúscula inicial y si es muy extenso dividirlo en dos interlineas.
-Empresa: mayúscula inicial, si la comunicación tiene encabezado y pie de página no se escribe la empresa y la dirección.

Anexos: la palabra anexo se escribe en mayúscula inicia seguida de dos puntos, a dos espacios se anuncia la cantidad de anexos y entre paréntesis se relaciona el número de folios y tipo de anexos.
• Se escribe a dos interlineas de los datos del remitente.

Copias: mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos, utilizando tratamiento de cortesía titulo, cargo y organización. Si es para la misma entidad se omite la organización si abreviar.
• Se escribe a tres interlineas de los datos del remitente o seguido del anexo.

Transcriptor: a una interlinea de la copia o anexo colocamos las personas que redactaron y transcribieron la comunicación.

Las cartas segun su estilo deben quedar asi:

Esquema carta semibloque

Carta estilo bloque

 

 Estilo carta bloque extremo.

Carta estilo semibloque .

 Esquema carta bloque extremo.

 Esquema carta bloque.