viernes, 29 de octubre de 2010

Como hacer una Circular

CIRCULAR

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

tratar un solo tema;
iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
usar un tratamiento respetuoso y cortés;
emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
utilizar   los   formatos    normalizados   en    el    manual    de    procedimientos   de
cada organización, y

distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CLASES DE CIRCULARES

La circular general se dirige a un grupo específico de personas.

La carta circular está dirigida en forma personalizada.

PARTES

Encabezado
De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

Código
Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.

Encabezamiento y destinatarios
De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.

En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario.

La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.
EJEMPLO 1
                Estilo bloque
                PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
EJEMPLO 2        
                Estilo bloque extremo
                PARA COORDINADORES ÁREAS DE SISTEMAS,
                LOGÍSTICA Y JURÍDICA
EJEMPLO 3        
                Estilo bloque extremo
                PARA PROVEEDORES
Asunto
Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.

Saludo
Se incluye en el inicio del texto. 

Texto
Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar ¡interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Despedida
Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto. 

Remitente y firmas responsables

Colocar solo un nombre y el cargo.

Identificación de páginas subsiguientes
El encabezado se escribe de tres a cuatro centímetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlíneas libres del logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.

La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha.

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.

Ejemplo 1       Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009

Ejemplo 2       DG-1-057

Circular en bloque


Esquema de circular en bloque extremo


 Circular en bloque extremo




Esquema de circular en bloque


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