Como hacer un Memorando

Memorandos

Son comunicaciones  escritas que se utilizan para transmitir información, orientación y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

Características de redacción y presentación

Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;

Redactar en forma clara, directa, breve, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural;

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y

 Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

Utilización del memorando.

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos;

·         Informar sobre un hecho en forma breve;

·         Expresar necesidades;

·         Hacer requerimientos;

·         Regular o aclarar una situación;

·         Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

·         Dar respuesta a una comunicación recibida;

·         Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;

·         Conocer detalles sobre un aspecto determinado;

·         Impugnar o corregir una situación;

·         Confirmar evento ocurrido o pendiente;

·         Solicitar o remitir información, documentos u objetos;

·         Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y

·         Hacer llamados de atención, entre otros.

Partes:

Denominación del documento

De cero a una interlinea de la zona 1 margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

Código

Sistema convencional que identifica el departamento, área o la sección que produce el documento con la serie.

• Se escribe a dos interlineas de la denominación o palabra memorando.

Lugar y fecha

Lleva nombre del lugar de origen, día, mes y año, todo en minúscula excepto el inicio de la frase.

Encabezamiento.

Está formado por las palabras para (destinatario), de (remitente) y asunto, todas escritas con mayúscula sostenida, a dos interlineas del lugar y fecha y entre sí a una interlinea libre y seguida de dos puntos.

Los datos del asunto a dos espacios y los datos del destinatario y remitente se alinean a los datos del asunto.

        Ejemplo

PARA:       Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General

DE:            Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

ASUNTO:  Compendio actualizado

Destinatario y remitente

A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.

Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:

a)           Primera opción.

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: nombre y cargo separados por coma.

En  este caso se omite al final  del texto el  nombre  mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

      EJEMPLO 

                

PARA:    Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General

DE:         Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

                                                        

b)           Segunda opción

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.

En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

        EJEMPLO

   

PARA:    Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General

DE:         Jefe Oficina Jurídica

c)            Tercera opción

Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.

En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

         EJEMPLO       

PARA:    Jefe División Financiera

DE:         Jefe de Contabilidad

Asunto

Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de (remitente).

Texto

Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos. Para efectos de presentación y redacción.

Despedida

Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

Remitente y firmas responsables

Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.

Esquema estilo bloque estremo.

Memorando bloque extremo

Esquema estilo bloque.

Memorando estilo bloque